Tema
- Innbyggerdialog og elektroniske tjenester
- eForvaltning
- IKT-samarbeid
- Fri programvare
- Strategi, ledelse og kompetanse
- Standardisering og arkitektur
Artikkel, sist endret 02.06.10 12:32
Trenger vi tunge sak/arkivsystem etter Noark 5?
Skrevet av Martin Hauge
De nåværende sak/arkiv-systemene kan erstattes av en langt åpnere arkitektur, som gjør integrasjon langt enklere, og som tilpasses arbeidsprosessene og som gjør det mulig å arkivere informasjon og dokumentasjon der den oppstår. Sannsynligvis vil kostnadene kunne reduseres vesentlig i forhold til dagens utgiftsnivå rundt de eksisterende sak/arkivsystemene.
Sak/arkiv systemene synes nå etterhvert å ha overlevd seg selv. Mengder av elektronisk arkivverdig materiale blir aldri arkivert, og går etterhvert tapt for ettertiden. Dokumenter skapes og tar kanaler som går utenom de nåværende sak/arkivsystemene. De nåværende sak/arkivsystemene er laget for brev - ikke de kanalene som stadig flere bruker i dag: epost, sms, blogger, samskrivingsverktøy på web, etc. Historikere om 100 får muligens det dårligste kildematerialet siden middelalderen, de får kun de dokumentene som viser sluttresultatet - ikke det historikerene er interessert i : prosessene som førte til resultatene.
For et år siden fikk vi en ny standard for arkivsystem, kalt Noark 5. Den nye standarden legger opp til et mer teknologinøytralt arkivsystem, og gir mulighet for en mer modulær og åpnere arkitektur rundt en såkalt Noark 5 kjerne. De modulene som ligger rundt kjernen kan gjerne komme fra ulike leverandører og ligge som plugin-moduler i andre system, etc.
Det legges opp til at saksbehandlingen kan skje i andre, ulike systemer, gjerne som web-moduler eller "widgets" som i prinsippet kan kjøres hvor som helst (med innebygget sikkerhet). Vi går mot et mer rendyrket arkivsystem som tar imot dokumenter og kan levere dokumenter til andre system, f. eks. fagsystem for helse/sosial, utdanning, økonomi, personal, etc. En sak kan gjerne opprettes i tekstbehandlingssystemet, epost-systemet, lynmeldings-kjeder, eller der dokumentet blir produsert - i prinsippet også fra mobiltelefoner.
Dokumenter vil i den nye strukturen flyte mer fritt mellom fagsystem, epost-system, tekst-system, nett-skjema fra innbyggerne via brukertilpassede moduler og arkivet. Det blir mulig å designe en struktur og arkitektur som kan kan tilpasses arbeidsprosessene i organisasjonen. Brukerne kan få en tjenesteportal eller arbeidsflate som inneholder akkurat de modulene som trengs og ikke noe annet. Disse modulene kan gjerne være produsert av ulike leverandører, eller forsåvidt som friprog prosjekter.
Dagens sak/arkivsystem framstår stadig mer som et teknologisk sidespor. Vi har med Noark 5 fått en mulighet til å tenke i helt andre baner enn før. I stedet for store, tunge fagsystem som ikke snakket sammen med andre enn seg selv og Microsoft, får vi nå en langt åpnere struktur, som kan tilpasses arbeidsprosessene i organisasjonen.
Noark 5 standarden feirer ett-års jubileum i disse tider, uten at det er skjedd så veldig mye i kommunene eller staten (unntaket er NAV). En Noark 5 kjerne bør i sin natur være felles i alle kommuner og fylkeskommuner. Det er denne delen som ivaretar de lovmessige og forvaltningsmessige kravene, det er her vi må ha tilbake-kompatibilitet med tidligere standarder som Noark 4, her ligger database-oppbyggingen og datamodellene. Denne delen bør følgelig ikke eies og vedlikeholdes av en kommersiell leverandør. Dette er infrastruktur som bør være lagt under en offentlig etat, evt. eid av et offentlig konsortium.
De omkringliggende modulene som kommuniserer og utveksler dokumenter med kjernen kan derimot være eid av leverandører, og her bør vi ha konkurranse på pris, funksjonalitet og brukervennlighet. Disse modulene trenger ikke være store, hele strukturen rundt Noark 5 bør være basert på de prinsippene som DIFI nylig la til grunn for IT-arkitekturer:
-
Tjenesteorientert arkitektur. IT-systemene skal bygges som en samling med avgrensede delsystemer som legger til rette for mest mulig gjenbruk.
-
Interoperabilitet. IT-systemene må kunne utvikles og dele data og informasjon med andre systemer gjennom standardiserte grensesnitt.
-
Tilgjengelighet. Nettbaserte tjenester skal være universelt utformet, og brukerne skal kunne benytte dem uten hensyn til tid, sted eller kanal.
-
Trygghet. Informasjon og tjenester skal tilfredsstille krav til konfidensialitet, kvalitet og tilgjengelighet.
-
Åpenhet. Offentlige IT-systemer skal være basert på åpne eller godkjente standarder. Systemene skal ikke sette spesielle krav til teknologi hos brukerne.
-
Fleksibilitet. Forvaltningen skal etablere og utvikle IT-systemer på en måte som gjør dem forberedt på endringer innen bruk, innhold, organisering, eierskap og infrastruktur.
-
Skalerbarhet. IT-systemene skal være forberedt på endringer i antall brukere, datamengde og tjenestenes livslengde.
Her ligger med andre ord intet grunnlag for store gigantprosjekter, men i stedet en byggeklosse-struktur som er basert på et Lego-prinsipp, der man kan bygge ut etter behov og ønske, og gjerne skifte ut moduler man ikke er fornøyd med.
For å være teknologi-uavhengige bør modulene være tilpasset å kunne kjøres i en åpen web-modul plattform (widget-plattform), det vil si at de for eksempel skal kunne kjøres direkte i alle nettlesere. WEB 2.0 er meget godt tilpasset disse strukturene.
Vi foreslår et prosjekt der det utvikles en Noark 5 kjerne. Ett år etter at spesifikasjonen er laget bør vi snart komme i gang med en realisering. Det bør være flere kommuner og kommersielle aktører som går sammen om dette, og vi foreslår at det lages en prosjektorganisasjon for å realisere et konkret produkt.
Ideelt sett burde eierskapet til en Noark 5 kjerne bli finansiert og ligge i en statlig etat som DIFI eller Riksarkivet, alternativt kan dette være et friprog-prosjekt med en eller annen form for brukerfinansiering og bruker-organisering. For å få inn mer nytenking og motkrefter mot bundling, bør det offentlige støtte utvikling av de viktigste web-modulene som vil fungere inn mot Noark 5 kjernen.
Håpet er at de nåværende sak/arkivsystemene kan erstattes av en langt åpnere arkitektur, som gjør integrasjon langt enklere, og som tilpasses arbeidsprosessene og som gjør det mulig å arkivere informasjon og dokumentasjon der den oppstår. Sannsynligvis vil også kostnadene kunne reduseres vesentlig i forhold til dagens kostnader rundt de eksisterende sak/arkivsystemene.
Linker:
http://www.arkivverket.no/arkivverket/lover/elarkiv/noark-5.html
http://www.usit.uio.no/it-dir/skrifter/arkivsystem/rapport.pdf
Noark-4 gir mye av det samme
(23.04.09 08:26)Ragnar Sturtzel
Nye av det Martin Hauge skriver ang. Noark-5 er fullt mulig med Noark-4. Det er dels mer mulig med Noark-4 siden leverandørene der sammen med KS ble enige om et standard grensesnitt for interaksjon mellom arkivkjernen og fagsystemer / andre eksterne systemer, noe som Riksarkivet fortsatt ikke har tatt tak i i Noark-5. Den reelle forskjellen mellom Noark-4 og Noark-5 er at arkivet ikke lenger trenger å håndheve rigide krav rundt saksbehandlingsprosessene. Det er heller ikke gitt at det blir så mye billigere med en "gratis" arkivkjerne siden spesialsystemene for saksbehandling (og sak/arkivsystemene på markedet i dag er i realiteten mest dette de også) har en langt høyere pris enn sak/arkivsystemene der det er sterk priskonkurranse. Vi vet at fagsystemene har hengt etter m.h.t. bruk av Noark-arkiver, men det blir stadig flere av de som benytter Noark-4-arkivene for å arkivere dokumentene sine. Og det er ikke noe i veien for CRM-systemer og annet også utnyttet arkivet i dag.
Kostnader
(23.04.09 13:05)Martin Hauge
Det at en felles Noark 5 kjerne er felles, trenger ikke bety at den er gratis, men langt rimeligere. Saksbehandlermodulene ser jeg for meg som små web-moduler (widgets) som gjør dedikerte oppgaver som i utgangspunktet kan kjøres hvor som helst. Arbeidsflaten til en bruker blir da et utvalg av moduler som er tilpasset den ene brukeren. En enkel modul kan ganske enkelt være å sjekke inn et dokument i en sak, en annen kan være egne restanser og saks-avslutning. Noen leverandører har alt laget dette - dog ikke på åpen plattform ennå.
Hvordan er sikkerheten ivaretatt?
(23.04.09 21:33)Lisa H
Når jeg ser for meg et kobbel av små web-moduler og små-programmer i åpen arkitektur - da tenker jeg sikkerhet. Hvordan kan den ivaretas oppi dette? Ellers virker konseptet svært riktig ut fra de trendene vi ser nå, og jeg ser åpenbare fordeler både funksjonsmessig, arkivmessig og økonomisk.
Sikkerheten
(24.04.09 11:35)Martin Hauge
Sikkerheten er kanskje den største utfordringen, særlig når vi skal kombinere med brukervennlighet/ mest mulig single signon. Det er særlig den sensitive informasjonen i arkivet som er utfordringen. Man kan derfor se for seg et eget segment i kjernen for sensitive dokument, som har egne restriksjoner.
Store offentlige besparelser
(28.04.09 16:00)Michael L Hageman
Her burde det være mulig å spare det offentlige Norge for titalls millioner årlig. Dette burde vært hel-finansiert fra staten.
Lite å spare
(29.04.09 14:18)Ragnar Sturtzel
Arkivkjernen er kanskje 10% av et sak/arkivsystem. Resten er saksbehandling, rapporter, dokumentproduksjon, integrasjon, prosesser m.m. At staten betaler betyr bare at man flytter en kostnad fra ett sted til et annet. Kommunene har vært svært aktive med ønsker om utvidelser og tilpasninger. Tror man at staten vil være like lyshør som leverandørene? Også de mange små saksbehandlingsmodulene skal vedlikeholdes. Her blir det mye kommunikasjon, mye integrasjon og antagelig mye kostnader. Kommer kommunene til å sette av ressurser til å gjøre jobben? Eller håper man at staten bidrar her også?
En annen måte å tenke sakstyring
(01.05.09 00:02)Martin Hauge
Jeg ser at flere har vanskelig for å tenke seg arkivering og saksbehandlingen rundt på andre måter enn dagens tunge sak/arkivsystem. Selv trenger jeg bare en brøkdel av den funksjonaliteten som finnes i vårt sak/arkivsystem. Jeg trenger bare å registrere dokument, mailer, notater, kommentarer, etc. inn i arkivet – under et saksr med riktig status. Det kan gjøres i en dialogboks som jeg kan kjøre som en widget i mitt epost-system, i et annet fagsystem, eller i en widget-basert arbeidsflate. Jeg trenger kanskje bare 2-3 slike arbeidsmoduler. De fleste av mine kollegaer trenger heller ikke mer enn noen få slike moduler som ligger i et personlig arbeidsområde. Enklere saksstyringsregler har muliggjort dette.
Infrastruktur og konkurranse/innovasjon
(01.05.09 00:04)Martin Hauge
En Noark 5 kjerne er et typisk infrastruktur-prosjekt som bør være felles og offentlig. Det ikke rasjonelt å ha flere paralelle infrastrukturer – hvert bilmerke har f.eks. ikke hver sin vei-struktur, alle biler kan benytte det felles veisystemet. På samme måte som veitrafikkloven og trafikkreglene styrer Noark 5 en struktur som skal være felles og åpen uansett.
Omfordeling av funksjonalitet
(01.05.09 00:06)Martin Hauge
Saksmodulene kan være gjenstand for konkurranse og innovasjon. Her kan man konkurrere på pris , nytenking, brukervennlighet og kvalitet. Proprietære og friprog-baserte verktøy kan fungere side om side. Hensikten er å få til en større modularitet og tilpassing til arbeidsprosessene via web-moduler som kan kjøres der saken oppstår og der informasjonen/dokumentene oppstår. I stedet for at gjennomsnittsbrukeren benytter 10% av funksjonaliteten, får vi enklere moduler som dekker 90% av alles behov (for de siste 10% vil det sikkert fortsatt være nødvendig med de eksisterende systemene i mange år framover) Heldigvis er det flere leverandører som også ser at dette er veien og forsøker å tenke i nye konsept, men det er forstålig at noen forsøker å tviholde på de gamle, tungt sammenbuntede strukturene.
Arkivering og gjenfinning
(11.05.09 10:15)Jørn Singdahlsen
Enklere arkivering slik Martin Hauge nevner i "En annen måte å tenke sakstyring" er jeg helt enig. Det som kan bli utfordingen er gjennfinning. Alt av dokumenter kan indekseres og påføres metadata av "tenkende" søkemotorer. Dokumentene kan behandles i avanserte søkedatabaser/servere slik at gjenfinning og gjenbruk av innhold blir veldig enkelt for brukeren. Det bør være faktaopplysninger og innhold relatert til dokumentet som legges til grunn for arkivinformasjonen (metadataene/jornalføringen) og det bør automatiseres. Grunnlaget for å få til en slik løsning er felles lagringsarkitektur feks NOARK 5 og samarbeid med avansert søketeknikk.
Gjenfinning og automatisk indeksering
(22.05.09 11:57)Ragnar Sturtzel
Dette kan løses på to måter: 1: Kutte ut formelle arkivstrukturer og 2: La arkivet / spesielt kompetente personer legge på opplysningene i etterkant.
Enkle saksmoduler
(22.05.09 12:02)Ragnar Sturtzel
Slike finnes allerede i dag i tillegg til at mange fagsystemer går direkte mot arkivet. Men alt er basert på grensesnitt som enten er proprietære eller på Noark 4 Web Services (definert av leverandørene i samarbeid med KS). Noark 5 mangler slike fordi standarden mangler standard grensesnitt. Er grensesnittene standard er det fritt frem for å lage både saksmoduler (som er det brukerne ser og som er det som koster i dag) og (når slike blir utbredt) en ny kjerne basert på samme grensesnitt. Det er ikke leverandørene som holder igjen, men de som standardiserer og som ikke har forstått viktigheten av standard grensesnitt!
Standardisering av grensesnitt
(25.05.09 01:19)Thor Arne Johansen
Jeg kan si meg enig i viktigheten av standardiserte grensesnitt. Vi leverer fagsystem for skole og barnehage, og integrerer mot arkivsystemer vha noark4 webservices. Hvis noark5 innføres uten at det finnes tilsvarende grensesnitt blir det snakk om vesentlige kostnader både for å migrere til noark5, og ikke minst for å vedlikeholde et antall "proprietære" integrasjoner.
Standard grensesnitt
(26.05.09 18:15)Martin Hauge
I det Noark-5 prosjektet som Møre og Romsdal fylke sammen med fire konsulentfirmaer har søkt Difi-midler til, utgjør integrasjonstjenestene (tjenester, webservices, rike API'er) en stor del av utviklingskostnadene. En Noark 5 kjerne er helt avhengig av godt definerte tjenester for å kunne fungere mot bl.a. fagsystemmiljø basert på forskjellige systemer og forskjellige teknologier.