IKT og ledelse: Digitale skiller mellom kommunene

Norske kommuner er forskjellige på en rekke områder, selv om basisoppgavene er de samme. Om kommunene er små eller store, ligger i befolkningsrike områder eller er spredtbygde, har store eller små inntekter, er i kraftig vekst eller har stor fraflytting, er oppgavene de er forventet å løse til beste for sine innbyggere i hovedsak de samme.

Kommunene har stor frihet med hensyn til hvordan arbeidet organiseres og hvilke verktøy som brukes. Det er også slik at noen kommuner vektlegger nytt og moderne utstyr, mens andre prioriterer annerledes.

Bruk av IKT i oppgaveløsningen er et område som har vært i betydelig utvikling gjennom flere tiår. Nye verktøy er kommet på markedet, og kommunene har selv vært sentrale i å utvikle dem sammen med sine leverandører. Selv om engasjementet i å utvikle og ta i bruk IKT har vært og er forskjellig, er nok hovedtendensen at forskjellene handler om at noen ligger ett år eller tre foran med hensyn til bruk av de ulike verktøyene som kommer på markedet.

Noen tilstreber å være frontløpere på IKT-området, mens andre har som strategi å la andre ta utviklingskostnadene og så selv ta nye programmer mv. i bruk når de er vel utprøvd. Sett i lys av ulikheter i inntekter og kompetanse kommunene imellom, kan det ligge mye sunn fornuft bak begge strategiene. Å være først er ofte kjenne-tegnet av ekstrakostnader, plunder og heft. Å være sist gir besparelser i innkjøp og effektiv implementering. På den annen side vil mange arbeidstakere like å arbeide i en organisasjon som oppleves som innovativ og moderne, og mislike å være «dårligst i klassen» på prestisjefylte områder.

De digitale forskjellene mellom kommunene representerer trolig først og fremst en kilde til utvikling. Ved at noen går foran, får andre både inspirasjon og mulighet til å komme etter. Mange vil også anstrenge seg ekstra for å rykke opp en «divisjon» eller to.

Når kommuner er på ulike nivåer, og også forholder seg til flere leverandører, vil det således alltid være incitamenter til kontinuerlig utviklingsarbeid. I alle fall så lenge kommunene opprettholder kultur for deling av informasjon. Skulle det mot formodning vokse fram holdninger som bidrar til at kommuner holder på kunnskapen, vil mye av utviklingskraften bli borte.

Samtidig som forskjeller inspirerer til stadig utviklingsarbeid, vil det i svært mange sammenhenger være gevinster å hente på standardisering.

I dette ligger det spenninger. Standardisering gjør kommunikasjon lettere, gjør det lettere for ansatte å skifte arbeidsgiver, gjør det lettere å sammenstille informasjon fra mange kommuner, gjør det lettere å utvikle digitale tjenester til innbyggerne, osv.

På den annen side oppstår spørsmål av typen:
• Hvilke standarder skal man velge?
• Hvordan unngå monopoldannelser på leverandørsiden?
• Hvem skal bestemme?
• Hvem tar utviklingsansvaret?

Fornyingsdepartementet har tatt ansvar når det gjelder eForvaltning og utvikling av standarder på sentrale punkter innen for eksempel kommunikasjon mellom innbyggere og offentlig sektor. Dette er et viktig arbeid, men tempoet er ikke imponerende.

For øvrig synes det å være mangel på styringsvilje eller -evne når det gjelder å utvikle elektronisk samhandling mellom forvaltningsnivåene. For eksempel i helsetjenestene ligger det et enormt potensial for effektivitet og innsparing i å få på plass elektronisk informasjonsflyt mellom sykehusene, øvrige spesialister, fastlegene, tilsynslegene og kommunenes ulike helse- og omsorgstjenester. Alle instanser baserer sitt daglige arbeid på utstrakt bruk av IKT, men systemene kommuniserer ikke. Fra egen kommune har jeg erfaring for at selv utviklingsprosjekter som utføres i samarbeid med vårt lokale sykehus, stopper fordi sykehuset ikke finner å kunne prioritere ressurser til videre arbeid. Dette skjer til tross for at utviklingsarbeidet er ledd i en nasjonal satsing og klart innenfor strategiene til Helsedirektoratet, KS og helseforetaket på overordnet nivå.

For å hente ut videre gevinster av bruk av IKT kan det synes som om statlige virksomheter og statlig forvaltning mer er bremse enn pådriver i utviklingen. Dette gjelder spesielt innen samhandling mellom forvaltningsnivåene. Foruten helsesektoren er det i denne sammenheng et enormt potensial for bedre ressursutnyttelse knyttet til saksbehandling etter plan- og bygningsloven. I noen kommuner begynner plan- og byggesaksbehandlingen å bli fullelektronisk nå. Alle arkivdata knyttet til så vel kommune- og reguleringsplaner som til byggesaker er i ferd med å bli gjort tilgjengelig via Internett. Kommunene tilbyr etter hvert elektroniske tjenester som ByggSØK Bygg og ByggSØK Plan. Dette er utviklingsarbeid som kommuner, til dels i samarbeid med fylkeskommuner, finansierer og er pådrivere for. Indirekte bidrar denne digitaliseringen av saksbehandlingen og grunnlagsdataene den bygger på, til at ikke minst regional stat kan forenkle sin saksbehandling vesentlig.Det er derfor rimelig at regional stat deltar praktisk eller økonomisk i arbeidet med å bringe alle kommunene opp på et fullelektronisk nivå på dette feltet.

Når hele Kommune-Norge har fullelektronisk arealplanlegging og tilhørende elektronisk saksbehandling, legges et grunnlag for statlige analyser av politikkens akkumulerte effekt på nasjonalt nivå som er utrolig mye bedre enn dagens, men det vil kreves felles standarder og mulighet for kommunikasjon mellom datasystemene.

Døgnåpen forvaltning - 24/7

Det er et økende krav fra både innbyggere og næringsliv om få offentlige tjenester på nett. Folk ønsker å spare tid ved å kunne utføre nødvendige tjenester via egen PC hjemme på kveldstid istedenfor å stå i telefonkø eller møte opp på offentlige kontorer i arbeidstiden. En ny kundegruppe vokser fram der forventninger til digitale tjenester er sterkt økende.

Mange kommuner står i startgropen for etablering av ulike innbyggerportalløsninger. Den enkelte kommune tolker begrepet innbyggerportal svært ulikt. Skal kommunene lykkes i å etablere en døgnåpen offentlig forvaltning, må grunnlagsinformasjonen innenfor de enkelte fagsektorene foreligge i elektronisk form. Uten dette vil ikke innbyggere og næringsliv få utført de tjenestene de ønsker, og kommunene vil ikke oppnå den ønskede effektiviseringsgevinsten. Ved å integrere denne informasjonen mot de ulike fagsystemene som finnes i kommunal forvaltning, vil man oppnå effektiviseringsgevinster der publikum utfører tjenestene selv. Bankvesenet har klart det - innbyggere og næringsliv forventer at slike interaktive tjenester er tilgjengelig i offentlig forvaltning om kort tid.

Konklusjon

Det er vesentlige digitale forskjeller mellom kommunene.

De digitale forskjellene inspirerer til utviklingsarbeid både for dem som er i fronten, og for de øvrige.

Utvikling av standarder kan øke tempoet i utviklingsarbeidet, men monopolisering på leverandørsiden kan bli en fare framover.

Ved økt statlig engasjement og ved økt bruk av ressurser på digital samhandling på tvers av forvaltningsnivåene vil alle parter kunne hente ut betydelig større gevinster av IKT-satsingen enn vi totalt sett greier i dag.