6 På beste måte: Avslutningsvis om standarder og modelleringsverktøy

Forutsetninger for å velge verktøy

Mye av de positive effektene fra prosessmodellering kan hentes ut fra samarbeidet i work-shops med enkle hjelpemidler som gråpapir og Post-It lapper. Så kommer behovet for å dokumentere, formidle og forbedre - og behovet for verktøy melder seg raskt.

Det finnes mange verktøy på markedet - vi velger ingen, men peker på tre områder som kan være viktige for valget:

• Følger verktøyet standarder for begreper innen prosessmodellering og datautveksling?
• Hva er formålet med arbeidet - hva vil vi oppnå?
• Hvem er målgruppene for arbeidet? Hvem skal dette være nyttig for underveis og i etterkant av at jobben er gjort?

1. kriterium - standarder

I arbeidet med prosesser, dukker det opp mange uttrykk og begreper som vi trenger å forstå på lik måte, for å oppnå den effekten vi ønsker. Det er derfor viktig med en begrepsavklaring for å få semantikken på plass. Språket og historikken på fagfeltet er full av fagtermer og engelske forkortelser. Alle handler stort sett om det samme - nemlig å bruke de ressursene man har på best mulig måte. For en kort historikk rundt terminologi, se Vedlegg 1.

På grunn av dette gjennomgår fagfeltet prosessmodellering et grundig standardiseringsarbeid akkurat nå.

Vi vet at felles forståelse er viktig for mennesker, men dette gjelder faktisk for datasystemene også. Med semantikk mener vi derfor ikke lenger bare semantikk i betydningen "hva ord betyr", men vi snakker også om semantikk på dataområdet, dvs at data er gjenkjennbare på tvers av systemer.

Standarder for semantikk i dette prosjektet

I arbeidet med å finne en standard for semantikk og prosesskart, har vi funnet fram til en internasjonal standard for prosessmodellering som kalles Business Process Modeling Notation (BPMN). Dette er en notasjonsmetode (tegningsmetode) med enkle grafiske figurer som brukes for å beskrive ulike typer prosesser. Standarden er resultatet av mange års utvikling på fagfeltet, og vi søker å benytte oss av denne standarden i vårt arbeid med å tegne prosessene.

Når det gjelder datasemantikk har vi også sett på ulike standarder for datautveksling innen fagområdet prosessmodellering. Det er mange begreper her også, men vi forholder oss i hovedsak til to, kalt BPEL4WS og XPDL.

Standard for prosessmodellering - BPMN.

BPMN er en internasjonal standard for notasjon som forvaltes av Business Process Management Initiative (bpmi.org). Selve modelleringen i BPMN gjøres ved å bruke enkle diagrammer med et fåtall grafiske elementer. Det gjør det enkelt for brukere på forretnings- og utviklersiden å forstå flyten og prosessen. Elementene er delt inn i fire hovedkategorier. Erfaring viser at symbolbruken kan begrenses noe av hva som er tilgjengelig i det modelleringsverktøyet man bruker. Hvor mange symboler som brukes i de enkelte tegningene er også noe man må vurdere på bakgrunn av hvem som er målgruppen for arbeidet. For presentasjon ut mot eksterne, som ikke selv har deltatt i modelleringsarbeidet kan det være behov for å forenkle, og man kan bruke figurene på et mer overordnet nivå. For dem som modellerer prosessen kan det være behov for flere detaljer, og man bruker flere figurer. Til sist kan det være behov for ytterligere lag av informasjon når dette skal presenteres for beslutningstakere eller andre som trenger mer metainformasjon om prosessen enn det som først er tegnet inn. Da åpner BPMN for bruk av nok symbolikk til også å favne større grader av abstraksjon.

Standarder for datautveksling - BPEL4WS og XPDL

BPMN-standarden støtter som sagt standarder for semantisk datautveksling bl.a. gjennom utvekslingsformatene BPEL4WS og XPDL. Disse standardene gjør det mulig å dele prosesstegninger selv om man ikke bruker det samme dataverktøyet. De gjør det også mulig å bruke prosesstegningene direkte videre i arbeidsflytsverktøy i selve den tekniske implementeringen i etterkant. Dette gjør at prosessarbeidere og teknikere kan benytte seg av samme tegninger til vidt forskjellige formål og målgrupper.

Vi mener det er viktig å benytte seg av dataverktøy som følger slike internasjonale standarder.

2. kriterium - hva vil vi oppnå med arbeidet? Hvilke oppgaver skal løses?

Hva skal du gjøre med prosessmodelleringen din? Det er lurt å tenke på hva du skal bruke resultatene til når du velger verktøy til jobben. Vi kan se for oss ulike grader av behov for funksjonalitet, med utgangspunkt i hvilke oppgaver som skal løses

Skal det kun være en enkel modelleringsjobb for å få oversikt over en prosess, kan det være tilstrekkelig å bruke de tre P-ene (papir, penn og Post-It-lapper). Dette kan man så tegne inn i enkle tegneprogrammer, kontorstøtteprogrammer av typen Word eller PowerPoint eller et "tankekartverktøy" som MindManager, eller CMAP. Man kan også bruke mer komplekse prosesstegningsprogrammer som for eksempel Visio, Kivio eller Dia.

Det er fullt mulig å komme i gang med helt enkle verktøy og få et bilde av hva man kan få til gjennom prosessmodellering, men om man virkelig vil komme noen vei med arbeidet, må man tenke på verktøy som inneholder mer funksjonalitet enn det helt basale.

Hvis formålet med arbeidet er å jobbe med prosessforbedring i større skala, er det for det første viktig at verktøyet/verktøyene støtter bruk av figurene som ligger i BPMN-standarden. Slik kan man sikre at alle som jobber med dette på en enkel måte kan utveksle tegninger og skisser, og forstå hverandres tegninger.

Hvis det i tillegg er viktig å publisere budskapet til mange andre, eller flere skal være med på å tegne og modellere, kan det være lurt med et web-basert verktøy for enkelt å få oversikten og samtidig en enkel måte å spre resultatet på. Her finnes flere alternativ, vi har erfaringer med et som heter CognIT. Et web-basert verktøy vil kunne kobles inn mot virksomhetsportalen, og bli et effektivt arbeidsverktøy for hele organisasjonen.

Skal man i tillegg bruke resultatene av det man gjør i kost-nytteanalyser og gevinstrealiseringsarbeid i etterkant, finnes det verktøy som kobler på ytterligere funksjonalitet for å lette dette arbeidet også. Visio har funksjoner for å koble slike data inn i selve tegningen og generere relevante rapporter på bakgrunn av dette.

Skal resultatene av arbeidet bli en del av en ny arbeidsflyt på data- og systemområdet og brukes av IKT-teknikere sammen med prosessarbeiderne, er det viktig at verktøyet støtter datautvekslingsstandarder som for eksempel BPEL4WS og XPDL. Vi snakker da om større BPMS-løsninger, eller verktøy for virksomhetsplanlegging, om man vil. Dette er store programporteføljer der man kan koble prosessmodellene inn mot virksomhetskritiske applikasjoner og samstille data og jobbe med arbeidsflyt på et høyere nivå. Disse verktøyene kan være dyre, og krever ofte mer tid og arbeid av organisasjonen for at det skal lønne seg å investere i dem. Det vil betale seg på sikt, men man må være bevisst på at det vil kunne ta tid, og at man må ha med seg organisasjonen på det. FrameSolutions, Metis, Aris, iServer for Visio, Intalio etc. er eksempler på BPMS-løsninger. Det er mange å velge blant. Et BPMS kan i samarbeid med for eksempel datavarehus eller verktøy for balansert målstyring være gode ledelsesinformasjonssystemer (LIS).

Verktøyene kan altså gjøre ulike ting, og det er lurt å tenke på hva du vil at verktøyet skal gjøre for deg når du velger. I kombinasjon med 3.kriterium, målgruppe for arbeidet, kan vi se for oss en slik modell.

Figur 5: Nytteeffekt ved bruk av verktøy i prosessarbeidet

3. kriterium - Hvem er målgruppe for arbeidet?

Hvem som skal være målgruppen for den jobben man gjør vil også være med på å bestemme hvordan det skal gjøres og hvilke verktøy man bør bruke. Målgruppene kan deles i to typer; brukerne/produsentene, og mottakerne/publikum.

Er brukergruppen bare noen få enkeltpersoner, kan det være tilstrekkelig at verktøyet er tilgjengelig på noen få datamaskiner for dem som jobber med prosessarbeid. Verktøyet kan da være lokalt installert på disse maskinene, og det er ikke stort behov for felles lagringsområder etc., hvis ikke disse personene samarbeider mye.

Hvis målet er å aktivisere så mange brukere som mulig vil det være lurt å tenke på verktøy som enten produserer resultatene direkte på web (ren webklient), eller et klientprogram som har en god eksportfunksjon mot publisering på nettsider, slik at flere kan se resultatet og være delaktige. Felles lagringsområder er svært viktige i en slik setting, enten direkte på web, eller på interne nettverksressurser.

Både når det gjelder produsenter og mottakere av resultatet, kan det hjelpe å dele dem inn etter ulike akser, som for eksempel internóekstern, fåómange eller tjenesteproduksjonóledelse. Tenk på hvor du har hovedmengden av produsenter og mottakere når du velger verktøy.

Når det gjelder hvilket publikum man har for det man viser frem, gjelder samme tankegang som ovenfor. Ulike verktøy tilbyr ulik funksjonalitet som kan gi mer eller mindre informasjon og mulighet for videre bearbeiding utover selve tegningen av prosessen.

Hvis man har stor spredning i mottakergruppen, slik at samme tegning skal kunne brukes på ulike nivå både internt og eksternt, finnes det noen verktøy som gir mulighet for å jobbe lagvis. Man kan legge på eller fjerne lag av informasjon i tegningen, noe som gjør at den kan presenteres for ulike mottakergrupper og gi dem informasjon som kun trenger å tilflyte akkurat denne gruppen. Man forholder seg slik i prinsippet hele tiden til samme tegning, men den kan brukes for ulike målgrupper. Visio er et eksempel på et program som har slik funksjonalitet.

Man kan også ta enkeltmodellene et hakk videre og modellere store prosessflyter med navigering mellom over- og underordnede prosesser, helt ned i detaljerte arbeids- og prosedyrebeskrivelser. Dette kan for eksempel brukes som en form for kvalitetshåndbok/rutinebeskrivelsesbase, men også som et "styringshjul", der man ser sammenhengene mellom administrative og tjenesteproduserende prosesser i organisasjonen. Slike modeller gir mulighet for oversikt på et nivå som kan egne seg godt for ledere, men også for publikum. Det kan også brukes i opplæring av nyansatte eller for å dokumentere rutiner når folk slutter. CognIt er et eksempel på et slikt verktøy.

Det er altså lurt å tenke seg om før man velger verktøy. I tillegg til de tre hovedpunktene nevnt ovenfor, kan det være lurt å tenke på ting som:

• Brukervennlighet
• Norsk språk
• Modellering og visning av flere nivåer i prosessen
• Muligheter for lenker og metadata i modellene (kost-nytte mm)
• Mulighet for publisering
• Samhandlingsfunksjon (eksport/import) html, xml, xpdl (utvekslingsstandard)
• Standarder for prosessmodeller og datautveksling
• Proprietært eller åpen kildekode (ingen av dem er "feil" :)

Dataverktøy som prosjektgruppen har brukt

Så langt i prosjektet har vi hovedsakelig erfaringer med to ulike modelleringsverktøy, nemlig Microsoft Visio og CognIT fra Corporum. Verktøyene har både fellestrekk og ulikheter, og har derfor litt forskjellige bruksområder.

Microsoft Visio er et tegneverktøy som installeres som et vanlig program på en PC, akkurat som for eksempel en tekstbehandler. Programmet gir brukeren stor frihet til å tegne som man vil, og brukes til å tegne mange ulike ting, fra tekniske koblingsskjemaer og byggetegninger/romplaner, til prosesskart av ymse slag. Verktøyet inneholder maler, og man kan gratis laste ned egne mal- og sjablongfiler for BPMN-figurer. Visio kan også koble på metadata som egendefinerte egenskaper i hver figur i tegningen, noe som gjør verktøyet godt egnet til å få ut rapporter på for eksempel kost-nytteberegninger i etterkant av modelleringsjobben.

Man kan også jobbe med "lagvise" tegninger, for å vise samme tegning med ulik kompleksitet, avhengig av hvilke lag man velger å vise eller skjule. Visio støtter også hyperkoblinger til andre prosesskart eller andre typer ressurser man kunne være interessert i å koble på. Det er også gode eksportmuligheter, både til tegnings- og bildeformater, samt web- og utvekslingsformater som HTML og XML. Visio er et lokalt program, og ikke en webklient. Microsoft har laget en gratis Visio-viewer, et program som lar de som ikke har Visio installert på sin datamaskin kunne se på tegningene, selv om de er lagret i Visio-formatet. Programmet kan gjøre veldig mye, inneholder masse funksjonalitet, og det tar tid å lære seg å mestre det fullt ut. Det er etter vår erfaring et verktøy for få arbeidere, som skal ha god prosesskompetanse og som også er interessert i å bruke modellene til etterarbeid av typen kost-nytteberegninger etc. Skal man kun tegne modeller, kan man klare seg med langt enklere verktøy. Skal man jobbe mer avansert, og er klar for å bruke litt tid på opplæring, er Visio et verktøy med en mengde muligheter, ut over det å bare tegne. Er det mange som skal arbeide med å produsere modeller/tegninger, kan man vurdere et rent web-basert verktøy, selv om de som regel har færre funksjoner.